Assistante Administrative - Mairie de Rouvroy H/F - 62

Instruire et constituer les actes d'état civil et assurer la tenue administrative des registres. Assurer l'accueil physique et téléphonique du public.

* Instruire et constituer les actes d'état civil et assurer la tenue administrative des registres
Réception des déclarations et établissement des actes d'état civil : naissances, reconnaissances avant naissance ou après naissance, changements de noms, changements de prénoms, mariages, décès et transcriptions de décès. Apprécier la demande en fonction des documents et attestations fournies
Tenue administrative des registres d'état civil, mise à jour de toutes les mentions, délivrer les actes, vérifier l'exactitude des renseignements
Préparation des mariages : accueil des futurs époux et remise du dossier, constitution du dossier et audition, préparation du cadeau des mariés et participation à la cérémonie, mise à jour du registre et avis de mention
Tenue administrative des livrets de famille
Préparation des PACS : accueil des administrés et remise du dossier, rendez-vous pour constitution du dossier, préparation et participation à la cérémonie, mise à jour des registres et des avis de mention
Préparation des parrainages civils : constitution et préparation du dossier
Préparation des noces d'or ou de diamant : accueil pour constituer le dossier, avertir les différents services pour la cérémonie et le vin d'honneur

* Accueil téléphonique et physique, renseignement du public
Accueillir, orienter et renseigner les personnes sur les services de l'état civil
Expliquer les modalités et procédures des démarches administratives
Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques, adapter son intervention aux personnes
Réponse aux divers mails
Réponse aux demandes de comedec

* Accueil des opérateurs funéraires des bons de travaux et des familles
Accueil des opérateurs funéraires
Accueillir les familles avec empathie
Rédiger les déclarations de décès et les transcriptions
Délivrer les autorisations et les contrôler
Instruire les bons de travaux
Contacter le concierge des cimetières