Chargé de Gestion Administrative - Mairie de Calais H/F - 62

chargé de gestion administrative H/F

Planification et suivi :
- Assurer le suivi de la planification des réunions et de l'agenda de la Direction.
- Assurer la rédaction des bilans et comptes rendus de réunion.
- Assurer la coordination avec l'ensemble des autres services.
- Assurer le suivi des prestations de service des fournisseurs.
- Assurer les suivis administratifs des services de la Direction (PM, ASVP, ASS).
- Participer au jury d'embauche des A.S.S.
- Coordonner l'action des ASS.
- Assurer la planification des postes ASS.
- Assurer la relation avec les Directeurs des établissements scolaires.
- Participer aux réunions relatives aux ASS en relation avec l'Elu.
- Assurer la régie d'Etat, des amendes forfaitaires et des consignations.

Traitement des dossiers :
- Préparer, rédiger et assurer le suivi des dossiers administratifs.
- Exécuter le suivi des procédures administratives.
- Réaliser les bilans d'opérations.
- Coordonner et participer à la rédaction des bilans d'activités.
- Créer des outils de suivi adaptés aux différents services (tableaux de bord, fiche...).

Gestion budgétaire et comptable :
- Etablir le budget et le suivi de son exécution.
- Contrôler et valider les factures des services.
- Réaliser les engagements et le suivi des crédits.
- Tenir à jour les tableaux de bord de suivi des engagements et des réalisations.
- Assurer la préparation, l'analyse et le suivi des marchés.

Accueil physique et téléphonique :
- Accueillir, renseigner le public, le personnel.
- Assurer la gestion et la coordination des appels téléphoniques.

Gestion de l'information, classement et archivage :
- Recevoir, traiter et diffuser les informations.
- Trier, classer et archiver les documents.