Agent de Gestion Administrative - Mairie de Oye-Plage H/F - Communes

Agent de gestion administrative.
Poste en interne suite à un changement de filière d'un agent titulaire.

- Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public :
- Accueillir le public sur place ou par téléphone avec amabilité.
- Renseigner le public sur place ou par téléphone.
- Recevoir, filtrer et orienter les appels.
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence.
- Maintenir l'accueil et orienter le public vers les différents services :
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité (connaître l'organigramme de la collectivité et les missions des différents services).
- Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité (propreté du hall, disposition des sièges...)
- Orienter le public vers les services ou organismes compétents, accompagner et présenter les visiteurs.
- Gérer les demandes de la population.

- Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la commune :
- Gérer la réservation et tenir le planning des salles de la collectivité.

- Gérer le courrier et diffuser l'information et la documentation :
- Gérer le courrier :
Réceptionner, distribuer et expédier le courrier.
Assurer le traitement des courriers départ.
Mettre sous pli et affranchir.
- Afficher et diffuser l'information.
- Constituer, actualiser et diffuser un fond de documentation.

- Participe à l'organisation pratique du service scolaire
- Gestion des mails du portail famille (inscription, annulation, changement pour la cantine et garderie)
- Participe aux inscriptions du centre de loisirs et gestion des documents (fiche sanitaire, renseignement et assurance).
- Réalise des engagements et la validation pour les commandes scolaires et administratives (Cyrano et savoir plus).
- Réalise les états liquidatifs des paiements des cartes bancaires.
- Relance un mail « type » pour les impayés du mois en cours, concernant les factures des scolaires.

Poste en interne, suite à un changement de filière d'un agent titulaire

• Création d'une base documentaire
• Traitement du courrier