Responsable Administratif École de Musique - Assistante de Direction - Cte de Cmes Pays d'Opale H/F - Etablissements publics de coopération intercommunale

Poste crée suite à réussite à concours

- Assistante de direction (50%) :

- Assurer le secrétariat des assemblées :
o Convocations,
o Ordres du jour,
o Procès-Verbaux
o Actes administratifs,
o Contrôle de légalité,
o Publications et affichage,
o Diffusion et notification,
o Registre des Actes Administratifs,
o Lien avec les services techniques et communication pour la transmission des informations liées à la logistique (date des instances, etc.)
- Rédiger le rapport d'activité annuel, comptes-rendus, courriers...
- Procéder à la dématérialisation des actes
- Assurer une Veille interne et externe
- Réaliser les bons de commande

En binôme avec l'assistante administrative :
- Gérer le courrier arrivée et départ
- Gérer les appels téléphoniques et mails,
- Recevoir, filtrer et transmettre les appels téléphoniques et mails
- Assurer une aide administrative dans le cadre de la CTG et du service Environnement-Adaptations (envoi correspondances, relances...)

- Responsable administrative de l'école intercommunale de musique (50%) :

En lien avec le responsable pédagogique,
- Participer à la mise en oeuvre du projet de la structure ;
- Gérer administrativement l'école de musique :
- Gestion des moyens matériels, des espaces et des plannings de l'établissement.
- Constitution et contrôle du budget annuel dans un esprit de rationalisation des coûts, dans le cadre des orientations fixées par la collectivité, réalisation des bons de commande.
- Gestion de la régie de paiement
- Etablissement du bilan annuel d'activité
- Participer à l'élaboration des dossiers de subvention ;
- Mettre en place les réunions avec l'élu à la culture, les responsables des service communication, culture et les professeurs de l'école de musique
- Assurer l'accueil et l'information du public ;
- Gérer la conservation des instruments et collections de partitions en vue de leur mise à disposition des élèves ;
- Gérer les relations avec les familles et les inscriptions,
- Participer à l'organisation des animations de l'école de musique.
- Rendre compte à la direction générale de l'activité de l'école
- Assurer la communication des activités de l'école de musique sur les réseaux sociaux (communication instantanée)

Savoirs :
- Maîtrise des logiciels de bureautique, IDELIBRE, logiciel EIM, COLORIA (consultation du budget et élaboration des bons de commande)...
- Maîtrise des procédures de dématérialisation des actes
- Connaissance des procédures liées au secrétariat des assemblées (délais de convocation, composition des dossiers, etc.)
- Connaissance du fonctionnement d'une école de musique
- Connaissance du budget des collectivités locales
- Règles de l'expression orale et écrite de qualité
- Techniques de secrétariat
- Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
- Fonctionnement de l'internet et de l'intranet
- Principes rédactionnels de la note de synthèse, du compte-rendu

Savoir-être :
- méthode, rigueur, sens de l'organisation, capacités d'analyse et de synthèse, maîtrise de la gestion du temps, la lecture rapide
- Sens du service public
- Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve
- Esprit d'initiative
- Aisance relationnelle
- disponibilité

• Orthographe
• Sens du relationnel
• Grammaire
• Rédaction de rapports d'activité
• Compte-rendu
• Traitement du courrier
• Contrôle du budget
• Esprit d'analyse
• Sens de l'organisation
• Esprit d'initiative