Secrétaire - Sdis de Pas-De-Calais H/F - 62

Le (la) secrétaire gère les commandes et assure le traitement comptable des factures du groupement logistique pharmacie. Il (elle) gère les opérations liées à l'engagement des dépenses. Il (elle) accueille les fournisseurs et les personnels des centres d'incendie et de secours au groupement.

Mission(s) principale(s) :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du groupement logistique pharmacie :
o Gérer l'accueil physique du groupement logistique pharmacie ;
o Renseigner les laboratoires, les centres d'incendie et de secours et/ou les réorienter vers le bon interlocuteur(rice) ;

- Organiser et gérer l'agenda des cadres du groupement ;

- Recevoir, traiter et vérifier des pièces comptables :
o Saisir les indemnités des personnels de santé sapeurs-pompiers volontaires du groupement dans le logiciel dédié ;
o Traiter les factures du groupement logistique pharmacie ;

- Gérer la phase d'engagement comptable ;

- Suivre l'exécution des marchés ;
- Coopérer avec les services en charge du budget, des traitements comptables et de l'exécution financière et des structures de contrôles internes ;

- Effectuer des commandes :
o Contacter les fournisseurs ;
o Réaliser des devis ;
o Réaliser les bons de commande ;

- Utiliser les systèmes d'information finances

- Préparer, rédiger et éditer des documents :
o Rédiger les comptes rendus de réunions ;
o Préparer et rédiger les courriers du groupement ;

- Renseigner les tableaux de suivi et mettre à jour les bases de données :
o Renseigner les indicateurs qualité du groupement ;

- Assurer la gestion de l'information, le classement et l'archivage de documents.