Secrétaire - Sdis de Pas-De-Calais H/F - Fonction publique Territoriale

Le (la) secrétaire gère les commandes et assure le traitement comptable des factures du groupement logistique pharmacie. Il (elle) gère les opérations liées à l'engagement des dépenses. Il (elle) accueille les fournisseurs et les personnels des centres d'incendie et de secours au groupement.

Mission(s) principale(s) :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du groupement logistique pharmacie :
o Gérer l'accueil physique du groupement logistique pharmacie ;
o Renseigner les laboratoires, les centres d'incendie et de secours et/ou les réorienter vers le bon interlocuteur(rice) ;

- Organiser et gérer l'agenda des cadres du groupement ;

- Recevoir, traiter et vérifier des pièces comptables :
o Saisir les indemnités des personnels de santé sapeurs-pompiers volontaires du groupement dans le logiciel dédié ;
o Traiter les factures du groupement logistique pharmacie ;

- Gérer la phase d'engagement comptable ;

- Suivre l'exécution des marchés ;
- Coopérer avec les services en charge du budget, des traitements comptables et de l'exécution financière et des structures de contrôles internes ;

- Effectuer des commandes :
o Contacter les fournisseurs ;
o Réaliser des devis ;
o Réaliser les bons de commande ;

- Utiliser les systèmes d'information finances

- Préparer, rédiger et éditer des documents :
o Rédiger les comptes rendus de réunions ;
o Préparer et rédiger les courriers du groupement ;

- Renseigner les tableaux de suivi et mettre à jour les bases de données :
o Renseigner les indicateurs qualité du groupement ;

- Assurer la gestion de l'information, le classement et l'archivage de documents.

Savoirs :
- Connaissance de l'organisation, du fonctionnement et des documents règlementaires du SDIS62 ;
- Procédures d'engagement comptable ;
- Réglementation des pièces justificatives ;
- Cadre règlementaire des marchés publics ;
- Règles et procédures administratives relatives au domaine d'activité ;
- Règles budgétaires et comptables des marchés publics ;
- Techniques rédactionnelles des écrits administratifs ;
- Règles de classement et d'archivage ;
- Tableaux de bord et outils de planification et suivi ;
- Logiciels et applicatifs métier ;
- Outils bureautiques.

Savoir-faire :
- Réaliser les engagements comptables et saisir les bons de commande ;
- Contrôler les pièces justificatives ;
- Assurer le suivi des consommations, des incidents du marché, et des dépenses dans le respect des crédits budgétaires alloués ;
- Gérer les litiges ;
- Editer des bons de commandes dans le cadre des marchés publics et hors marchés ;
- Contrôler les pièces marchées ;
- Attester le service fait ;
- Recevoir et orienter les demandes vers l'interlocuteur(rice) ou le service compétent ;
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités des cadres ;
- Prendre des notes, rédiger et mettre en forme tous types de documents (courriers, notes, comptes rendus...) ;
- Elaborer et mettre à jour des tableaux de bord ;
- Utiliser le logiciel métier ;
- Trier, classer et archiver des documents.
Qualités et aptitudes :
- Rigueur ;
- Sens relationnel, du dialogue et de l'écoute ;
- Capacité à travailler en équipe ou en réseau ;
- Réserve et discrétion professionnelle ;
- Sens de l'organisation ;
- Réactivité

• Logiciels bureautiques
• Capacité d'écoute