Sg - Assistant du Secrétaire Général Adjoint H/F - Préfecture du Pas-de-Calais

Localisation administrative et géographique / AffectationPréfecture du Pas-de-CalaisSecrétariat GénéralRue Ferdinand Buisson62000 ARRASVos activités principales :Présentation de la mission :- Assister le responsable et/ou l'équipe de direction dans l'organisation quotidienne de son travail- Contribuer au bon déroulement des activités du serviceActivités principales :- Assurer l'accueil physique, téléphonique et par courriel- Prendre en charge des aspects logistiques de fonction de direction- Traiter les contacts du responsable : tenue et gestion de l'agenda, des déplacements- Planifier, organiser et assurer le suivi de réunions- Prendre des notes et constituer des dossiers administratifs- Traiter des dossiers ponctuels : rédiger des courriers nominatifs et assurer le suivi d'affaires réservées- Encadrer, selon les fonctions occupées, une équipe de secrétariat

Vos compétences principales mises en oeuvre :Connaissances :- Environnement administratif, institutionnel et politique- Bureautique et outils collaboratifs- Techniques de secrétariat- Techniques de rédaction administrative- Classement, archivageSavoir-faire :- Accueillir une personne, un groupe, du public- Mettre en forme un document- Diffuser une information- Organiser une réunion- Rendre compte- PrioriserSavoir-être :- Sens de l'organisation- Aisance relationnelle- Travail en équipe- Faculté d'adaptation- Réactivité- Faire preuve de discrétion- Être autonomeVotre environnement professionnel :Activités du service : Secrétariat GénéralComposition et effectifs du service :2 agents: assistante du secrétaire général (Cat. B) et assistante du secrétaire général adjoint (Cat. C)Liaisons hiérarchiques :Le Secrétaire Général et le Secrétaire Général adjointLiaisons fonctionnelles :L'ensemble des services de l'Etat : préfecture (directions), sous-préfectures, directions départementales interministérielles, SGCD, directions régionales et différents ministères.Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :Binôme avec l'assistante du Secrétaire GénéralATTRAITSDiversité des tâches - Vue d'ensemble de la préfecture - Contacts avec l'ensemble des services de la préfecture, de certains services des sous-préfectures et des services déconcentrés, avec les collectivités locales et leurs élus.CONTRAINTESPermanence jusque 18h30 (voire plus si besoin) en alternance avec l'assistante du Secrétaire Général.Assurer les 2 secrétariats et toutes les permanences pendant l'absence de l'assistante du Secrétaire Général.

• Gestion de l'emploi du temps
• Sens du relationnel
• Travail en équipe
• Traitement du courrier
• Réactivité
• Sens de l’organisation