Sg - Assistant du Secrétaire Général Adjoint H/F - Préfecture du Pas-de-Calais

Localisation administrative et géographique / Affectation

Préfecture du Pas-de-Calais
Secrétariat Général
Rue Ferdinand Buisson
62000 ARRAS

Vos activités principales :

Présentation de la mission :

- Assister le responsable et/ou l'équipe de direction dans l'organisation quotidienne de son travail
- Contribuer au bon déroulement des activités du service

Activités principales :

- Assurer l'accueil physique, téléphonique et par courriel
- Prendre en charge des aspects logistiques de fonction de direction
- Traiter les contacts du responsable : tenue et gestion de l'agenda, des déplacements
- Planifier, organiser et assurer le suivi de réunions
- Prendre des notes et constituer des dossiers administratifs
- Traiter des dossiers ponctuels : rédiger des courriers nominatifs et assurer le suivi d'affaires réservées
- Encadrer, selon les fonctions occupées, une équipe de secrétariat

Vos compétences principales mises en oeuvre :

Connaissances :
- Environnement administratif, institutionnel et politique
- Bureautique et outils collaboratifs
- Techniques de secrétariat
- Techniques de rédaction administrative
- Classement, archivage

Savoir-faire :

- Accueillir une personne, un groupe, du public
- Mettre en forme un document
- Diffuser une information
- Organiser une réunion
- Rendre compte
- Prioriser

Savoir-être :

- Sens de l'organisation
- Aisance relationnelle
- Travail en équipe
- Faculté d'adaptation
- Réactivité
- Faire preuve de discrétion
- Être autonome


Votre environnement professionnel :

Activités du service :


Secrétariat Général


Composition et effectifs du service :

2 agents: assistante du secrétaire général (Cat. B) et assistante du secrétaire général adjoint (Cat. C)


Liaisons hiérarchiques :

Le Secrétaire Général et le Secrétaire Général adjoint


Liaisons fonctionnelles :

L'ensemble des services de l'Etat : préfecture (directions), sous-préfectures, directions départementales interministérielles, SGCD, directions régionales et différents ministères.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :


Binôme avec l'assistante du Secrétaire Général

ATTRAITS
Diversité des tâches - Vue d'ensemble de la préfecture - Contacts avec l'ensemble des services de la préfecture, de certains services des sous-préfectures et des services déconcentrés, avec les collectivités locales et leurs élus.
CONTRAINTES
Permanence jusque 18h30 (voire plus si besoin) en alternance avec l'assistante du Secrétaire Général.

Assurer les 2 secrétariats et toutes les permanences pendant l'absence de l'assistante du Secrétaire Général.

• Gestion de l'emploi du temps
• Sens du relationnel
• Travail en équipe
• Traitement du courrier
• Réactivité
• Sens de l’organisation